デモ・架空のお店です。実際には送信されません
問い合わせ自動振り分け
お客さまの問い合わせを内容で自動に仕分けて、担当の人だけに知らせ、お客さまにはすぐ受付のお返事を送ります。営業メールは通知しません。左のフォームから送ってみてください。
① お客さまのスマホ pilates studio ○△□（デモ）
② お店に届く画面 スタッフのスマホ・パソコン
本番では、こう動きます
- フォームに送信ホームページの問い合わせフォーム、またはGoogleフォームから送られます。
- 内容で自動に仕分け種類と、文中の言葉（体験・キャンセル・料金など）で仕分け、表に記録します。
- 担当だけに通知担当のLINEやメールに届きます。「明日」「至急」などは急ぎの印つき。営業は通知しません。
- お客さまにすぐ返信種類に合わせた受付のお返事を自動で送ります。文面はお店に合わせて作ります。
導入でお作りするもの
- フォームの設置（サイトとつなげます）
- 仕分けのルール（お店でよく使う言葉に合わせる）
- 通知先の設定と、担当の決め方
- 自動返信の文面
- スタッフ向けの使い方の説明
保守でお手伝いすること
- 仕分けのルールや文面の追加・変更
- 動かないときの確認と直し
- 月に1回の動作の確認
- LINEやGoogleの仕様が変わったときの対応
実際の運用画面（イメージ）
本番では、お店のGoogleアカウントの「スプレッドシート（表）」に問い合わせがたまり、担当の人にはメールが届きます。下は画面のイメージです。表の見た目や項目はお店に合わせて作ります。
| 受付日時 | 種類 | 急ぎ | お名前 | 内容 | 担当 | 状況 | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 2 | 10/25 7:34 | 予約の変更・キャンセル | 急ぎ | K.T | 明日10時のレッスン、体調がすぐれないので… | 受付（SAKI） | 未対応 ▾ |
| 3 | 10/25 6:54 | 体験レッスン | S.M | はじめてです。体験レッスンは平日の夜も… | 受付（SAKI） | 対応中 ▾ | |
| 4 | 10/25 5:34 | 営業・広告 | 株式会社〇〇 | 弊社のSEOと集客のサービスについて… | （通知なし） | 完了 ▾ |
| 種類 | 見分ける言葉 | 担当 | 届け先 |
|---|---|---|---|
| 体験レッスン | 体験、はじめて、見学 | 受付（SAKI） | uke@〜 |
| 予約の変更 | キャンセル、変更、振替 | 受付（SAKI） | uke@〜 |
| 料金・入会 | 料金、入会、回数券 | 代表（MIKA） | info@〜 |
| 営業・広告 | 営業、弊社、ご提案 | 通知しない |
| 返信までの日数 | 1営業日以内 |
|---|---|
| 定休日 | 毎週火曜日 |
| 体験のお返事 | {お名前}さま 体験レッスンのお問い合わせ、ありがとうございます。{返信までの日数}にご連絡します。 |
受付（SAKI）さん
新しい問い合わせが届きました。
お名前：K.Tさま
内容：明日10時のレッスン、体調がすぐれないのでキャンセルさせてください。
お客さまには受付のお返事を自動で送っています。
受付表を開く本番で、お店の方ができること
返信までの日数は変えられますか？
変えられます。「設定」の表で「1営業日以内」などの文言や定休日を書き換えるだけで、お返事に反映されます。
仕分けのルールはどう決めますか？
打ち合わせで一緒に決めます。これまでの問い合わせによく出る言葉から始めて、使いながら足していきます。言葉の追加はお店の方でも、保守でArise Createでもできます。
どのメールアプリで受け取れますか？
通知はふつうのメールで届くので、Gmail、Outlook、iPhoneのメールなど、今お使いのアプリで受け取れます。LINEで受け取りたい場合は、LINE公式アカウントを使う形でご相談ください。
担当ごとに届け先を分けられますか？
分けられます。「種類 → 担当 → 届け先のアドレス」を表に書いておく形です。1つの種類を複数の人に届けることも、全員共通のアドレスにすることもできます。
自動のお返事の文面は変えられますか？
種類ごとに変えられます。「〇〇さま」のように、お名前を自動で入れることもできます。
営業メールや迷惑メールはどうなりますか？
言葉のルールで営業メールを分け、フォームにはロボットによる送信を防ぐ仕組みを入れます。判断に迷うものは「その他」として担当に届くので、大事な問い合わせを見落とすことはありません。AIで判断するオプションもご相談いただけます。
無料のGmailで使う場合の上限
無料のGoogleアカウントから自動で送れるメールは、1日あたり約100通までです。問い合わせ1件につき「お客さまへのお返事」と「担当への通知」で2通以上使うため、目安は1日50件ほどです。
それより多いお店は、Googleの有料版（Google Workspace、1日あたり約1,500通まで）が必要になります。有料版の月額はお店からGoogleへ直接お支払いいただきます。
使い方マニュアルつき。設定の変え方を、スマホの画面写真つきでまとめてお渡しします。
データは、お店のGoogleアカウントの中に置きます。Arise Createがお客さまの個人情報をお預かりすることはありません。パスワードもお預かりしません。